Política de tratamiento de datos personales

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se compromete a garantizar el derecho de todos los ciudadanos a la intimidad personal y familiar, así como a la protección de su buen nombre. Reconocemos que la recolección, el tratamiento y la circulación de datos personales son fundamentales para el desarrollo de nuestras actividades, y es por ello que adoptamos la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Nuestra política establece los lineamientos y principios que regulan el manejo de la información personal que recopilamos en el desarrollo de nuestras operaciones. A través de esta política, buscamos proteger los derechos de nuestros trabajadores, clientes y cualquier persona, cuyos datos sean tratados por la organización, asegurando su derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellos se encuentre en nuestras bases de datos. La política se desarrolla en el Sistema de Protección de Datos de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

La normativa aplicable incluye, además de la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, que establecen disposiciones adicionales para la protección de datos personales. Asimismo, nos regimos por el Decreto Único 1074 de 2015, que compila y actualiza las normas relacionadas. Estas regulaciones nos obligan a adoptar medidas adecuadas para garantizar la protección de los datos personales y a fomentar prácticas responsables en su manejo. Para los tratamientos asociados a la suscripción de documentos mediante mecanismos de firma electrónica, la compañía observará además la Ley 527 de 1999, especialmente lo previsto en su artículo 7, y el Decreto 2364 de 2012, o las normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten, en lo que resulte aplicable.

Además, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se compromete a garantizar la confidencialidad e integridad de los datos personales, utilizando procedimientos adecuados para su tratamiento, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente y aplicable a la materia. La presente política goza de alcance a todos los trabajadores, estudiantes en práctica, pasantes universitarios, aprendices, proveedores, contratistas y cualquier persona que interactúe con la organización, independientemente de su posición, cargo o forma de vinculación.

2. OBJETIVO

La presente política tiene como objeto generar la información necesaria y suficiente para que todas las partes involucradas con SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. conozcan y comprendan los procedimientos aplicados dentro de la empresa referentes al tratamiento, protección y privacidad de los datos personales. De igual forma, establecer los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión que se aplicarán a los datos personales por parte de la compañía. Asimismo, esta Política establece los lineamientos aplicables al tratamiento de datos personales que se genere con ocasión de la preparación, envío, autenticación, suscripción, gestión, conservación y consulta de documentos mediante mecanismos de firma electrónica.

3. DESTINATARIOS, RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La política está dirigida a todos los trabajadores, estudiantes en práctica, pasantes universitarios, aprendices, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y cualquier persona que interactúe con la organización, independientemente de su posición, cargo o forma de vinculación, a quienes SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo y actividades realizadas dentro de las actividades propias de la compañía. Dentro de este alcance se incluyen, de manera expresa pero no restrictiva, los aspirantes, practicantes, estudiantes en práctica, trabajadores, ex trabajadores, proveedores, contratistas y demás personas naturales que, en desarrollo de su relación con la compañía, deban suscribir documentos mediante firma electrónica.

A toda persona natural y jurídica que haga parte del contexto laboral y/o comercial de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. y/o personas externas cuando se recolecten sus datos personales, con el fin que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente respecto de los tratamientos y las finalidades para los que son recolectados sus datos, así como los derechos que como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. cuando esta sociedad tenga el rol de responsable del tratamiento de datos personales. Aclarando que, para la suscripción electrónica de documentos, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. utilizará la plataforma de firma electrónica DOCUMENSO, la cual se encuentra autoalojada y es operada en la infraestructura tecnológica y servidores de la compañía. En consecuencia, el uso de DOCUMENSO no implica, por sí mismo, una transferencia o transmisión de datos personales a un tercero. Cuando intervengan terceros o encargados en servicios complementarios asociados al proceso de firma electrónica, su acceso y tratamiento deberá sujetarse a lo previsto en esta Política, a los contratos correspondientes y a la normativa aplicable.

La política se aplicará a las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., considerado como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS, y como ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS personales será: Sandra Milena González Solano, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía N.° 55.177.706, correo electrónico lineaetica@gruposas.co; con número de contacto 3138158249.

4. DEFINICIONES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normativa vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de tratamiento, incluyendo archivos físicos y electrónicos.
Calidad del Dato: Los datos personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se abstendrá de tratar datos parciales o incompletos a menos que se completen o corrijan.
Circulación Restringida: Los datos personales sólo serán tratados por personal autorizado de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. No podrán entregarse datos a quienes no cuenten con autorización.
Confidencialidad: Elemento de seguridad que define quiénes y bajo qué circunstancias pueden acceder a la información.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Información que no es semiprivada, privada o sensible, como el estado civil, profesión u oficio, y datos que pueden estar en registros públicos o documentos oficiales.
Dato Semiprivado: Información que no es íntima ni pública, cuyo conocimiento puede interesar a un grupo o sector, como datos financieros y crediticios.
Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del titular, cuyos usos indebidos pueden generar discriminación, como los relacionados con origen racial, salud, orientación política o datos biométricos.
Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes (NNA): Se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los NNA. Solo se podrán tratar datos de naturaleza pública.
Encargado del Tratamiento: Persona o entidad que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. actúa como encargado en algunos tratamientos.
Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Información Digital: Cualquier información almacenada o transmitida por medios electrónicos, como correos electrónicos o sistemas de información.
Responsable del Tratamiento: Persona o entidad que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos. SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. actúa como responsable frente a los datos sobre los que decide directamente.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, realizada por SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. o sus encargados.
Videovigilancia (SV): Red de cámaras, monitores o pantallas y grabadores mediante los cuales se puede captar la imagen de una persona. En la medida en que la imagen identifique o permita identificar a la persona, constituye un dato de carácter personal que puede ser objeto de tratamiento para diversas finalidades.
SVV: Sistema de videovigilancia con uso de inteligencia artificial que detecta movimiento, audio y video, generando alertas controladas desde la coordinación de las TIC de Servicios Asociados S.A.S.
CCTV: Circuito cerrado de televisión de vigilancia. Es una herramienta de videovigilancia implementada para supervisar, registrar y proteger las instalaciones, bienes y personas, garantizando seguridad y control en los espacios de la organización.
Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.
Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.
Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.
Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
Evidencias y registros electrónicos de firma: Información electrónica asociada al proceso de firma que permita documentar y conservar, según corresponda, la identificación o autenticación del firmante, la fecha y hora de las actuaciones, la integridad del documento, la trazabilidad del proceso y demás registros generados por el mecanismo utilizado. Cuando estos registros permitan identificar o hacer identificable a una persona natural, tendrán el tratamiento de datos personales conforme a esta Política.

5. PRINCIPIOS RECTORES

En desarrollo y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se establecen los siguientes principios:

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos debe sujetarse a la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, sus decretos reglamentarios y otras disposiciones aplicables.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento debe ajustarse a los límites de la ley y solo puede ser realizado por personas autorizadas. No se pueden divulgar datos personales salvo que se controle el acceso.
Principio de Seguridad: La información debe ser manejada con medidas de seguridad para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
Principio de Confidencialidad: Todos los involucrados deben garantizar la reserva de información sensible, incluso después de finalizar su relación laboral o contractual.
Principio de Temporalidad: Los datos se conservarán sólo por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. Se procederá a su supresión una vez cumplidas dichas finalidades.
Principio de Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: Los derechos se interpretan en armonía con el derecho a la información y otros derechos constitucionales aplicables.
Principio de Necesidad: Solo deben tratarse los datos estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del tratamiento.

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. tiene implementadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A través de esta política, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., en cumplimiento de sus deberes legales y reglamentarios, promueve la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar, así como el derecho al habeas data de todas las personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la empresa.

Con el propósito de asegurar un tratamiento adecuado, legítimo y responsable de la información que administra, la empresa establece mecanismos, instrumentos y controles destinados a garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales recolectados.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro o tratamiento de datos personales realizado de forma presencial, virtual o mediante dispositivos tecnológicos, incluyendo aquellos captados a través de cámaras de videovigilancia, de audio y video instaladas en los inmuebles en los cuales funcionen sus instalaciones principales, sucursales, agencias o extensiones en cualquier lugar del territorio nacional y en los vehículos que hacen parte de su flota operativa o de transporte de la compañía, los cuales tienen como finalidad la seguridad de las personas, los bienes, el control de operaciones y la prevención de incidentes, accidentes, enfermedades, prevenir afectaciones a terceros y a bienes de terceros, peatones y usuarios de las vías, cuidando la vida y la integridad tanto de las cosas como de las personas.

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. es responsable directo del tratamiento de los datos personales. Sin embargo, podrá delegar dicho tratamiento a terceros. En tales casos, exigirá al encargado del tratamiento la implementación de las medidas técnicas, humanas, legales y administrativas necesarias para garantizar la adecuada protección, seguridad y confidencialidad de la información, conforme a las normas vigentes.

Los datos personales registrados en las bases de datos de la empresa podrán ser sometidos a diferentes formas de tratamiento, tales como: recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, sistematización, análisis o supresión, total o parcial, siempre en cumplimiento de las finalidades establecidas y del consentimiento otorgado por el titular. En los procesos de firma electrónica podrán ser objeto de tratamiento, según el mecanismo utilizado y únicamente cuando resulten necesarios, datos de identificación y contacto, datos de autenticación, información de la actuación de firma y registros de trazabilidad o auditoría, tales como fecha y hora, identificadores técnicos, dirección IP, información del dispositivo o navegador, códigos o mecanismos de verificación y demás evidencias electrónicas generadas durante el proceso. Los datos biométricos solo serán tratados cuando el mecanismo efectivamente los utilice y su tratamiento se encuentre permitido por la normativa aplicable, observando las reglas correspondientes a los datos sensibles.

Asimismo, la información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas o privadas, contratistas, aliados o socios comerciales, cuando sea necesario para el desarrollo de las actividades propias de la empresa y siempre bajo acuerdos que garanticen la reserva y confidencialidad de los datos personales.

En cumplimiento de deberes legales, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. podrá suministrar información personal a autoridades judiciales o administrativas que así lo requieran, en el marco de sus competencias.

7. TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES

7.1 Datos Sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7.2 Tratamiento de Datos Sensibles:

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

7.3 Autorización especial de datos personales sensibles

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles; por lo tanto, los titulares podrán negarse a suministrar datos sensibles.

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.

8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes (NNA).
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se compromete a garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes conforme a lo señalado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

9. FINALIDADES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y las demás normas reglamentarias, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. realizará las operaciones o conjunto de operaciones tendientes a la recolección de datos sensibles o no, según sea la necesidad; a dichos datos se les dará tratamiento de confidencialidad y reserva, y solo serán utilizados de acuerdo con lo que previamente disponga el ordenamiento jurídico colombiano. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el ordenamiento jurídico colombiano, en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información.

Según el grupo de personas al que se le soliciten los datos, las finalidades del tratamiento son las siguientes (tabla 3):

Personas en general:

a)Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados.
b)Remitir respuestas a consultas y derechos de petición.
c)Actualizar bases de datos, incluyendo la transmisión a terceros para validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, cumpliendo las exigencias legales.
d)Manejar la información por parte de proveedores y/o contratistas para gestiones relacionadas con trámites y servicios.
e)Gestionar información necesaria para cumplir obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y registros corporativos y contables.
f)Transmitir información a encargados nacionales o internacionales para la gestión de las actividades propias de la compañía, cuando resulte procedente y conforme a la normativa aplicable.
g)Evaluar la calidad de los servicios prestados.
h)Grabar imágenes y registrar soportes y evidencias de los servicios de seguridad.
i)Mejorar iniciativas promocionales y actualizar productos.
j)Gestionar la suscripción de documentos mediante mecanismos de firma electrónica, incluyendo la identificación, autenticación y validación de las personas que intervengan en el proceso; el envío, recepción y suscripción de documentos, contratos, acuerdos, autorizaciones, formatos y demás documentos relacionados con las actividades de la compañía; así como la generación, registro, almacenamiento, consulta y conservación de las evidencias electrónicas y registros asociados al proceso de firma, con el fin de acreditar la manifestación de voluntad del firmante, garantizar la trazabilidad e integridad de los documentos y atender las obligaciones legales, contractuales y administrativas de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

Aspirantes, trabajadores, practicantes y/o contratistas:

a)Cumplir obligaciones legales relacionadas con trabajadores y ex trabajadores.
b)Controlar requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
c)Publicar el directorio corporativo para contacto de trabajadores.
d)Tratar datos personales de menores para cumplir obligaciones legales.
e)Gestionar datos de participantes en convocatorias de selección para adelantar procesos de selección, garantizando acceso restringido a hojas de vida.
f)Gestionar el proceso contable de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.
g)Gestionar la suscripción de contratos de trabajo, otrosíes, acuerdos, autorizaciones, formatos, documentos laborales y demás documentos relacionados con la vinculación, ejecución, modificación y terminación de la relación laboral o contractual, mediante mecanismos de firma electrónica. Para estos efectos, se podrán tratar los datos necesarios para la identificación, autenticación y validación del titular, así como generar, registrar, almacenar, consultar y conservar las evidencias electrónicas y registros de trazabilidad asociados al proceso de firma.

Proveedores / clientes:

a)Para fines relacionados.
b)Realizar trámites internos y cumplir obligaciones contables, tributarias y de ley.
c)Gestionar la cadena presupuestal, incluyendo pagos y emisión de certificados.
d)Gestionar el proceso de Gestión Humana y todos los Procesos administrativos de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., garantizando control y disciplina en cada uno de ellos.
e)Realizar actividades necesarias para el cumplimiento de etapas contractuales con proveedores y contratistas.
f)Expedir certificaciones contractuales solicitadas por contratistas o entes de control.
g)Mantener un archivo digital con información correspondiente a cada contrato.
h)Otras finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales, conforme a la Ley y las funciones atribuibles a SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.
i)Gestionar la suscripción, formalización, ejecución y conservación de contratos, otrosíes, acuerdos, órdenes, formatos, autorizaciones y demás documentos relacionados con las relaciones comerciales y contractuales con proveedores, contratistas, clientes y demás terceros, mediante mecanismos de firma electrónica; incluyendo la identificación, autenticación y validación de los firmantes, el envío y recepción de documentos, y la generación, registro, almacenamiento, consulta y conservación de las evidencias electrónicas y registros asociados al proceso de firma, para garantizar la trazabilidad e integridad de los documentos y acreditar la actuación y manifestación de voluntad de los intervinientes.

9.1 DATOS OBTENIDOS POR VIDEOFILMACIONES (IMAGEN, AUDIO Y VIDEO) AL INTERIOR DE LOS VEHÍCULOS

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., en el desarrollo de sus actividades empresariales y en cumplimiento de sus deberes legales en materia de seguridad, operación y protección de datos personales, realiza la captura, almacenamiento y tratamiento de imágenes, audios y videos obtenidos a través de las cámaras de videovigilancia instaladas en los vehículos de su flota operativa o de transporte de la compañía.

El tratamiento de esta información tiene como finalidad exclusiva garantizar la seguridad, el control operativo y la prevención de incidentes, accidentes, garantizar la vida e integridad de trabajadores, terceros, bienes de terceros, procurar la disciplina tanto operativa como en el ejercicio de actividades críticas y demás funciones del equipo de trabajo y los dependientes, dentro del marco legal aplicable, bajo los principios de finalidad, proporcionalidad, necesidad y confidencialidad.

Las imágenes, audios y videos podrán ser utilizados para los siguientes fines específicos:

a.Garantizar la seguridad de los conductores, pasajeros, carga y activos de la empresa, mediante el monitoreo constante de las condiciones de operación y desplazamiento.
b.Servir como medio de prueba en caso de infracciones o faltas al contrato individual de trabajo, los reglamentos internos, plan de seguridad vial, entre otros, siguiendo en todo momento el debido proceso disciplinario y las normas laborales vigentes.
c.Atender requerimientos internos o externos, incluyendo clientes, autoridades administrativas, judiciales o de control, cuando las grabaciones sirvan como soporte o evidencia para esclarecer hechos relacionados con la operación o con la prestación del servicio.
d.Prevenir, detectar y controlar incidentes de tránsito, hurtos o daños a los vehículos, personas, carga o terceros, así como cualquier evento que afecte la seguridad o el correcto desarrollo de las actividades de transporte.
e.Alimentar la estadística interna en materia de Seguridad Física y Seguridad Vial, con el fin de mejorar los procesos, reducir riesgos y fortalecer la cultura de autocuidado y prevención dentro de la organización.
f.Ubicar en tiempo real los bienes y vehículos a cargo de cada persona o área, con el fin de optimizar la trazabilidad y control operativo.
g.Monitorear el cumplimiento de las normas de tránsito y de los protocolos de seguridad vial definidos por la empresa, contribuyendo al mejoramiento continuo de las prácticas de conducción y transporte seguro.

Las condiciones aquí establecidas aplican a todo registro o tratamiento de datos personales realizado de forma presencial, virtual o mediante dispositivos tecnológicos; cuya finalidad principal es proteger la vida, la integridad y los bienes de las personas, prevenir accidentes, enfermedades laborales, afectaciones a terceros o daños a bienes ajenos, así como garantizar la seguridad, eficiencia y transparencia de la operación empresarial.

Nota 1: Los datos recaudados, en este caso, las imágenes, audios y/o videos serán utilizados para las finalidades previamente mencionadas y/o aquellas que se encuentren autorizadas por la Ley y la jurisprudencia.

Nota 2: En ningún caso se hará uso de los datos obtenidos por este medio, que estén relacionados con información sensible como, por ejemplo, afiliación política, creencias religiosas, datos de salud, de identidad de género u origen racial.

9.2 DATOS PERSONALES ASOCIADOS AL USO DE FIRMA ELECTRÓNICA

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. podrá utilizar mecanismos de firma electrónica para la suscripción de documentos con proveedores, aspirantes, practicantes, trabajadores, contratistas y demás personas que interactúen con la compañía. Para estos efectos, podrá realizar el tratamiento de los datos personales estrictamente necesarios para: (i) identificar y/o autenticar al firmante; (ii) gestionar el envío, recepción y suscripción de documentos electrónicos; (iii) registrar y conservar las evidencias y trazabilidad del proceso; (iv) verificar la integridad de los documentos suscritos y detectar alteraciones posteriores a la firma; (v) consultar, administrar y conservar los documentos y sus registros asociados; (vi) atender consultas, reclamaciones, controversias y requerimientos de autoridades; y (vii) cumplir obligaciones legales, contractuales y de gestión documental.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación (procesos SAGRILAFT y PTEE), o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes.

De igual manera se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

Cuando sea realizado por terceros se realizará un contrato donde se incluya la protección de la información del titular, además deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Suscribir una cláusula de confidencialidad.
Permitir la verificación del cumplimiento del tratamiento de datos conforme a esta política.

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

11. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

11.1 Derechos De Los Titulares

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o a los encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.
Ser informado por la entidad o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que, en el tratamiento, SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. o el encargado del tratamiento de datos personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante SVV.

11.2 Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:

1)Por escrito.
2)De forma verbal.
3)Mediante documento electrónico y/o mecanismo de firma electrónica.
4)Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones físicas y/o vehículos de Servicios Asociados S.A.S. con pleno conocimiento de la existencia de sistemas de videovigilancia con audio y video.

Cuando la autorización para el tratamiento de datos personales sea otorgada mediante un documento o mecanismo de firma electrónica, la compañía deberá conservar la evidencia que permita acreditar su otorgamiento y posterior consulta. El mecanismo utilizado deberá permitir identificar al titular y, de acuerdo con las circunstancias y finalidad del acto, ser confiable y apropiado para acreditar la manifestación de voluntad y detectar alteraciones posteriores del mensaje de datos. La utilización de una firma electrónica para suscribir un documento no se entenderá, por sí sola, como autorización para finalidades de tratamiento de datos personales distintas de aquellas que hayan sido informadas al titular y, cuando la ley exija autorización, esta deberá obtenerse de manera clara, previa e informada.

11.3 Casos en que no es necesaria la Autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá, en todo caso, cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

12. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medio del correo electrónico (que disponga el mismo titular) o por cualquier otro medio solo si así lo requiere el Titular.

La información suministrada por SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

13. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este (la cual se encuentra en la presente política).
Cuando el tratamiento se encuentre asociado al uso de mecanismos de firma electrónica, se informará de forma adicional que los datos se utilizarán para identificar o autenticar al firmante, gestionar la suscripción electrónica, generar y conservar evidencias de la operación, mantener la trazabilidad e integridad de los documentos y atender obligaciones legales o contractuales. Así mismo, cuando sea pertinente, la utilización de DOCUMENSO como plataforma de firma electrónica autoalojada y operada en la infraestructura tecnológica y servidores de la compañía.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. (NNA)
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

14. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

15. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.

16. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad.

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
Adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, incluir la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

17. PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El procedimiento de protección incluye:

Tratamiento de la Información. Todos los miembros de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

Uso de la Información. La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política. En caso de que algún área (recursos humanos, contabilidad, tesorería, compras y/o logística) identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informarlo al Encargado de Bases de Datos, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.

Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:

En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la empresa y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona, por el contrario, esta información deberá ser destruida.
En caso de que El Encargado de Bases de datos haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo de acuerdo con el procedimiento de reclamos de esta política.
Los colaboradores no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa con el titular del dato.
Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el Encargado de las Bases de Datos.

18. ALMACENAMIENTO Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Los documentos electrónicos suscritos mediante firma electrónica y las evidencias o registros asociados al proceso, cuando contengan datos personales, deberán conservarse en los repositorios y ambientes autorizados por la compañía, con controles que preserven su integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad. La eliminación o supresión de datos personales se realizará conforme a las reglas de conservación aplicables y no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación, una obligación de archivo o sea necesario conservar la información para el ejercicio o defensa de derechos.

Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas y en instalaciones propias.

19. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas. Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:

19.1 Conocimiento del incidente

En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicar al Encargado de la Protección de Datos (Sandra Milena González Solano) que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado. Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

Los trabajadores deben reportar a su jefe directo o al encargado de bases de datos cualquier daño o pérdida de computadores o cualquier otro dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema.

19.2 Contener el incidente

Se adoptan las medidas inmediatas para limitar esa falla y evitar cualquier compromiso adicional a la información. Se comienza la investigación inicial.

Contención, investigación y diagnóstico: el encargado de bases de datos de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, así como también debe garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado con la parte directiva de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

19.3 Análisis e identificación de incidentes

Se realiza el análisis interno que permita determinar si el caso corresponde a un incidente de seguridad de la Información de acuerdo con la siguiente lista no exhaustiva, para posteriormente realizar el correspondiente escalamiento:

Daño o pérdida de información.
Modificación no autorizada de la información.
Suplantación de identidad.
Acceso no autorizado.
Pérdida o alteración de registros de base de datos.
Pérdida de un activo de información.
Presencia de código malicioso.
Incumplimiento de las políticas de seguridad de la información
Fallas de Infraestructura Tecnológica que afecte los principios fundamentales de seguridad.
Compromiso o pérdida de mecanismos de autenticación utilizados para la firma electrónica.
Uso no autorizado de datos de creación de firma.
Generación de una firma sin autorización del firmante.
Alteración o pérdida de documentos electrónicos o evidencias de firma.
Pérdida de trazabilidad de las actuaciones.
Acceso no autorizado a registros, documentos o datos tratados mediante la plataforma de firma electrónica.

Evaluación del incidente y de su impacto

Se evalúa el riesgo de los incidentes de acuerdo con los siguientes criterios:

Bajo riesgo: es improbable que el incidente de seguridad tenga un impacto en las personas, y de generarlo, este sería mínimo.
Riesgo medio: el incidente de seguridad puede tener un impacto en las personas, pero es poco probable que el impacto sea sustancial.
Riesgo alto: el incidente de seguridad puede tener un impacto considerable en las personas afectadas.
Riesgo grave: el incidente de seguridad puede tener un impacto crítico, extenso o peligroso en las personas afectadas.

Notificación

Notificación de Incidentes, cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado a bases de datos con información personal, se deberá informar al Encargado de Datos Personales, quien gestionará su reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, el encargado, debe ser notificado de forma inmediata.
En caso de que se identifique un delito informático, en los términos establecidos en la Ley 1273 de 2009, el Encargado de Bases de Datos Personales reportará tal información a las autoridades de investigaciones judiciales respectivas. Durante los procesos de investigación se deberá garantizar la “Cadena de Custodia” con el fin de preservarla en caso de requerirse establecer una acción legal.
Reporte de incidentes ante la SIC como autoridad de control: se reportarán como novedades los incidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas:
En la parte inferior del menú de cada base de datos registrada en el sistema, se presentan dos (2) opciones para informar las novedades:
La violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable del Tratamiento o por su Encargado, deberán reportarse al Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
Los líderes de proceso y/o propietarios de activos de información, reportarán de forma interna los incidentes asociados a datos personales ante el Oficial de Protección de Datos Personales, quien dentro del plazo legal procederá a reportarlos ante el Registro Nacional de Bases de Datos.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. Las peticiones, quejas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. se radicarán ante el área administrativa de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. en la dirección cra 6 No. 37-15 Barrio Las Granjas Teléfono: 6088719486 Correo electrónico: lineaetica@gruposas.co.

19.4 Informe

Una vez analizado el incidente e informados los titulares, se debe realizar un informe con la siguiente información:

Descripción general de las circunstancias del incidente de seguridad (incluidas las Bases de Datos y las clases de datos -sensibles, privados, etc.- comprometidos).
Las categorías de Titulares de la información afectados.
La fecha y hora del incidente de seguridad y del descubrimiento del mismo.
Las indagaciones preliminares e investigaciones realizadas por la organización.
Las medidas correctivas.
Los Responsables del manejo del incidente de seguridad.
La prueba del reporte efectuado ante la SIC, así como la comunicación realizada a los Titulares de la información, si fue necesario.
La evaluación del nivel de riesgo derivado del incidente de seguridad en los Titulares y los factores tenidos en cuenta.
La inclusión de detalles personales, cuando deban establecerse.

19.5 Acción de Mejora

Se analizan las causas y se establecen medidas correctivas y correcciones, se documenta todo el proceso y se dejan las evidencias.
Se realiza una socialización a todo el personal sobre las lecciones aprendidas.

19.5.1 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. garantizará el derecho a presentar reclamos, los cuales podrán instaurarse para:

Corrección o Actualización: SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización.

Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Informar sobre una presunta falta o incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales. SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. garantizará el derecho a presentar reclamos.

Responsable de atención de Reclamos: El Encargado de Bases de Datos Personales SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política. Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
Lo que se pretende consultar.
Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes.
Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.

Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se requerirá al reclamante, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

Desistimiento del Reclamo:

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

20. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

Control Acceso

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

Videovigilancia

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. cuenta con cámaras de videovigilancia, audio e imagen, que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedida por la SIC como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 30 días, y si se trata de eventos sujetos de revisión por parte de algún área autorizada por el encargado de bases de datos.

Materialización de tratamiento de datos (VIDEO)

El Tratamiento de datos personales ha sido definido como “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”; con base en este concepto se establece que SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. tiene tratamiento de datos en materia de videovigilancia, por lo tanto; se deberá garantizar la protección de datos personales.

Divulgación.

El acceso y divulgación de las imágenes, audios y videos, debe estar restringido y su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones.

Procedimiento para acceso a imágenes por parte del titular.

Para acceder a las imágenes por parte del titular, el Responsable y los Encargados del Tratamiento de los datos deberán:

Verificar la calidad de Titular de quien solicita el acceso a la información.
Requerir al Titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros.
Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación.
En los casos en que no se cuente con la autorización expresa de los terceros para divulgar la información contenida en las grabaciones o registros de video, los responsables y encargados del Tratamiento deberán garantizar la anonimización de los datos personales de dichos terceros. Para ello, deberán aplicar medidas técnicas adecuadas, tales como difuminar, pixelar o fragmentar las imágenes, o cualquier otro mecanismo que impida su identificación directa o indirecta.

21. CAPACITACIÓN DE TRABAJADORES Y CONTRATISTAS

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. desarrollará programas periódicos de capacitación y concientización en Protección de datos personales y seguridad de la información. La capacitación deberá incluir, cuando corresponda, el uso seguro de los mecanismos de firma electrónica, la custodia de los datos de creación de firma y credenciales de autenticación, la prevención de suplantación, el reconocimiento de incidentes y el manejo confidencial de documentos y evidencias electrónicas.

Se pondrán en conocimiento las políticas por el medio que se considere adecuado y, con ello, se capacitará a los trabajadores y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.

22. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO POR SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

Se cuenta con políticas, normas y procedimientos para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluidos los datos personales.

Igualmente, se han implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para preservar la seguridad de la información y los datos, prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del titular.

Se han definido criterios para el uso de cookies en su sitio web corporativo y sus aplicaciones móviles (apps), en los cuales se establecen los términos de uso de estos archivos y los derechos de los Titulares en relación con la recolección de datos y el uso que se da a esta información personal.

En el caso de los datos obtenidos mediante Sistema de Videovigilancia: (i) se debe limitar el acceso a la información únicamente al operador de monitoreo, los líderes de Seguridad vial y Seguridad física. (ii) También es necesario para los anteriores tipos de datos cifrar la información que se almacene en dispositivos extraíbles. (iii) En ningún caso está permitido extraer datos por fuera de las instalaciones de SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S., y si fuere necesario se debe tener autorización del responsable de la protección de los datos.

23. AUDITORÍAS

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S. con el fin de garantizar el funcionamiento de las políticas y del programa de protección de datos realizará anualmente una auditoría de los contenidos y propuestas de la presente política.

JHON JAIRO RAMOS BOTELLO

Gerente General

SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

Fecha de aprobación: 06-10-2025

CONTROL DE CAMBIOS

Versión 1 (29-01-2025): Emisión del documento
Versión 2 (18-09-2025): En el numeral 3 se adicionaron los datos de la persona encargada del tratamiento de datos, la línea ética y el número de contacto. En la tabla 1 de definiciones se incluyó la de Videovigilancia. En el numeral 8 se adicionaron en la tabla 3 la finalidad de los datos obtenidos por videofilmaciones. Se adicionaron las notas 1 y 2 de este numeral. En el numeral 9 se adiciona la suscripción de una cláusula de confidencialidad y la verificación del cumplimiento del tratamiento de datos. En el numeral 10.1 se adiciona: Los titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante SV En el numeral 10.2 se adiciona el párrafo de: Para el caso de la autorización por parte del titular en el sistema de videovigilancia… Se adicionó el numeral 20 En el numeral 22 se adicionó En el caso de los datos obtenidos mediante Sistema de Videovigilancia
Versión 3 (06-10-2025): Se realizaron ajustes a la introducción y mejoras de redacción y elementos jurídico legales en todo el documento Se realizaron ajustes al numeral 3. Se realizó ajustes a las definiciones, Se agrega el numeral 6 sobre tratamiento de datos personales Se realizaron ajustes a los numerales 7, 8, 9. 12, 15 y 17. Se agregó el capítulo 9.1 “Datos obtenidos por videofilmaciones (imagen, audio y video) al interior de los vehículos. Actualizando la Política desde el punto de vista legal y jurídico.
Versión 4 (11-09-2026): Se realizó ajustes a la introducción y se amplió el objetivo Se introdujeron modificaciones al numeral 3. Se agregaron nuevas definiciones. Se realizaron ajustes al numeral 6. Se amplió el alcance del numeral 9 frente a los grupos de personas y se agregaron nuevas finalidades del tratamiento de datos. Se agregó el capítulo 9.2 “Datos personales asociados al uso de firma electrónica” Se agrega el numeral 3 en el capítulo 11.2 para extender la autorización del titular a documento electrónico y/o mecanismo de firma electrónica. Se ajustó el numeral 18. Se agregaron ítems al numeral 19.3 Se ajustó el numeral 21.

Huella SHA-256 del texto: 35e66df01a1cb82f872fe319ece2f7f2f56fdcea56f4d4d9ec69f9d083929a65